Configurando o envio de e-mail dentro do Tactium CRM e OMNI

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7, dezembro de 2022
Júlia Santos

Visão Geral

A integração do Tactium CRM e OMNI habilita o relacionamento entre as aplicações e compartilhamento de diversos recursos essenciais para eficiência no atendimento. O objetivo desta documentação é apresentar um destes recursos que é o procedimento de envio de e-mail nas seguintes aplicações:

  • New Manager (CRM)
  • Omni PA (OMNI)

Requisitos

  1. Ter instalado o serviço do “TTSendEMailServer” que é responsável por solicitar o envio dos e-mails registrados no banco de dados. Para mais informações acesse: Instalando o serviço de envio de e-mail TTSendMailServer.
  2. É necessário ter uma conta de e-mail (usuário e senha) com o protocolo “SMTP” habilitado e com as suas devidas configurações (porta, endereço do servidor de e-mail, etc) para intermédio e garantia da entrega em totalidade dos e-mails.

Configurando o serviço de envio de e-mail (SMTP)

Parâmetros globais

No ManagerADM em Configurações >> Cadastro de Parâmetros na aba “E-mail” realizaremos os apontamentos para utilização do envio de e-mails dentro das aplicações da Tactium.

Configurações da Conta

Usuário da conta Inserir o usuário do cliente e-mail onde está ativado o protocolo SMTP
Servidor SMTP Inserir o servidor responsável por receber as informações do remetente e enviá-las à internet
Servidor SMTP Web Inserir o servidor webmail responsável por receber as informações do remetente e enviá-las à internet
Remetente padrão Inserir o nome do remetente padrão
Destinatário padrão Inserir o nome do destinatário padrão

PORTA TCP/IP

Manager Porta em que a aplicação poderá comunicar-se ao SMTP na web
TTweb Porta em que a aplicação poderá comunicar-se com o servidor SMTPS (SMTP + SSL)

TTSENDMAIL

E-mails Enviados (CHECKBOX) Permite habilitar a caixa de seleção para configurar a data em que os e-mails poderão começar a ser enviados
Path para Anexos Permite adicionar o diretório local para armazenamento temporário e envio de todos os e-mails
E-mail Backup Permite adicionar um endereço de e-mail para envios diretamente de uma ocorrência

SERVIDOR CORREIO

Não autenticado / Autenticado Caixa de seleção caso seja necessário autentificar o acesso ao servidor
Senha Senha do usuário da conta caso autentificado
Tipo de Conexão Criptografada Criptografia adotada para autenticação (SSL,TLS)

Parâmetros do serviço de envio (usando uma conta receptiva)

Durante o registro de uma ocorrência, o processo de enviar um e-mail utilizando dentro de “Opção de remetente” as opções “Escolher Serviço de Envio” ou “Padrão Serviço Entrada” a aplicação usará as configurações dentro do cadastro de um serviço de e-mail. Logo, devemos configurar o serviço de saída (SMTP) para possibilitar a comunicação integrada e prover o envio de e-mails através do New Manager.

Essa configuração é aplicada somente para os clientes que utilizam o serviço de recebimento de e-mail dentro da sua organização, visto que as suas configurações do SMTP é feito no cadastro do serviço.

Para parametrizar as informações necessárias, no Manager ADM acesse o caminho Serviços e Processos >> Cadastrar Serviço.

Envio de E-mail

Protocolo de Segurança SMTP

Criptografia adotada para autenticação (TLS)

PORTA

 Porta em que a aplicação poderá comunicar-se ao SMTP na web (587)

Utilizando o recurso dentro do Tactium CRM e OMNI

Usando o New Manager

Para enviar um e-mail use o botão   dentro do registro de uma ocorrência. Para permitir uma padronização e ter modelos pré-definidos a solução oferece a lista de templates que são usados para definir o assunto e corpo do e-mail. Para mais informações de como cadastrar os templates acesse Cadastrando um Template HTML de E-mail.

Visualização Template HTML () Essa opção permite visualizar o template e pode-se também fazer alterações no E-mail, tais como editar de varias formas o texto, a fonte, as cores e adicionar mais informações para o cliente. Para salvar as alterações realizadas basta clicar no botão e ao voltar para a tela inicial clicar no botão para enviar o e-mail dentro das mudanças realizadas.

Opções de remetente Essa opção preencherá o remetente no campo “De” seguindo as regras abaixo:

  • Padrão: Usaremos as configurações globais da aplicação para o envio de e-mail, conforme explicado anteriormente no item Parâmetros Globais.
  • Usuário Logado: Usaremos o e-mail do cadastro do usuário logado.
  • Padrão Serviço Entrada: Usaremos o e-mail de origem do serviço de e-mail. Essa opção está disponível somente nos atendimentos de origem de e-mail. Para o envio utilizaremos as configurações especificas utilizadas no cadastro do serviço em questão, conforme explicado também no item Parâmetros do Serviço de Envio anteriormente.
  • Escolhe Serviço de Envio: Apresentará um campo adicional “Serviço de Envio” para que o usuário selecione o serviço para que a aplicação possa usar o e-mail do cadastro do serviço. Para o envio utilizaremos as configurações especificas utilizadas no cadastro do serviço em questão, conforme explicado também no item Parâmetros do Serviço de Envio anteriormente.

Opções de destinatário Essa opção preenchera o destinatário no campo “Para” para uma maior facilidade nos registros seguindo as regras abaixo:

  • E-mail de remetente: ao selecionar será habilitado um campo adicional lista multiseleção será apresentado ao lado com todos os e-mails remetentes usados no e-mail que originou essa ocorrência. Essa opção se aplicará somente para os atendimentos de origem E-mail. Ao clicar no e-mail desejado ele será preenchido automaticamente no campo “Para“.
  • Principal do cliente: ao selecionar o campo “Para” será preenchido com o e-mail principal do cadastro do cliente.
  • Escolher e-mail cliente: ao selecionar será habilitado um campo adicional lista multiseleção será apresentado ao lado com todos os e-mails do cadastro do cliente. Ao clicar no e-mail desejado será preenchido automaticamente no campo “Para“.
  • Escolher e-mail pelo grupo: ao selecionar essa opção o sistema listará os e-mails padrões que estão associados ao cadastro do grupo e que o usuário logado esteja associado/ vinculado, sugerindo sempre um conjunto de e-mails que são recorrentes em envios por aquele terminado grupo do CRM. Para mais informações de como configurar acesse Cadastrando lista de contatos de e-mail para envio no Tactium CRM.
  • Informar manualmente: ao selecionar essa não haverá sugestão no campo “Para” devendo informar manualmente os e-mails.
Template Apresentará os templates previamente cadastrados. Para mais informações de como cadastro o template acesse Cadastrando um Template HTML.
De Esse campo fica bloqueado. O sistema carregará automaticamente de acordo com a informação preenchida em “Opções de remetente“.
Para Informar os e-mails de destino, separando-os com o “;” (quando tiver mais de um e-mail). Na parte de cima o botão “Limpar” permitira apagar o conteúdo desse campo.
Cc Informar os e-mails de cópia, separando-os com o “;”
Cco Informar os e-mails de cópia oculta, separando-os com o “;”
Assunto Original e-mail: Essa opção estará disponível apenas nos atendimentos de origem e-mail receptiva. Ao selecionar, o sistema colocará o assunto original do e-mail na resposta que está sendo feita pela aplicação.

Template: O assunto do e-mail será o nome do template cadastrado e no final concatenaremos automaticamente com o número da ocorrência.

Anexar Ao clicar em “Adicionar  Arquivos” é apresentado a opção de selecionar o(s) arquivo(s) que deverão ser anexados no corpo do e-mail. Para selecionar mais de um arquivo pode-se usar o botão “Ctrl” durante a seleção dos arquivos. Após selecionar os arquivos a aplicação listará os arquivos selecionados e caso queria excluir pode-se clicar em “Remover” ao lado do arquivo selecionado poderá ser excluído o arquivo desejado, antes do envio do e-mail.

Observação Informar uma observação para ser enviado no corpo do e-mail. Essa informação ficará disponível no rodapé do e-mail abaixo das informações do template associado ao envio de e-mail.

Usando o Omni PA

No OmniPA essa ação de Enviar e-mail está disponível para ser utilizado durante o atendimento de todos os canais, sejam eles de voz, mensageria ou E-mail. Essa ação é feita através do botão que ficará habilitado na ferramenta.

Ao clicar no botão será apresentado a tela de Enviar e-mail, similar ao que temos também no NewManager.

Visualização Template HTML No botão é possível visualizar o Template selecionado, ele também permite fazer alterações no E-mail tais como editar de varias formas o texto, a fonte, as cores e adicionar mais informações para o cliente. Para salvar as alterações realizadas basta clicar no botão e ao voltar para a tela inicial clicar no botão para enviar o e-mail.

Opções de remetente Essa opção preencherá o remetente no campo “De” seguindo as regras abaixo:

  • Padrão: Usaremos as configurações globais da aplicação para o envio de e-mail, conforme explicado anteriormente no item Parâmetros Globais.
  • Usuário Logado: Usaremos o e-mail do cadastro do usuário logado.
  • Padrão Serviço Entrada: Usaremos o e-mail de origem do serviço de e-mail. Essa opção está disponível somente nos atendimentos de origem de e-mail. Para o envio utilizaremos as configurações especificas utilizadas no cadastro do serviço em questão, conforme explicado também no item Parâmetros do Serviço de Envio anteriormente.
  • Escolhe Serviço de Envio: Apresentará um campo adicional “Serviço de Envio” para que o usuário selecione o serviço para que a aplicação possa usar o e-mail do cadastro do serviço. Para o envio utilizaremos as configurações especificas utilizadas no cadastro do serviço em questão, conforme explicado também no item Parâmetros do Serviço de Envio anteriormente.
Opções de destinatário Essa opção preenchera o destinatário no campo “Para” para uma maior facilidade nos registros seguindo as regras abaixo:

  • E-mail de remetente: ao selecionar será habilitado um campo adicional lista multiseleção será apresentado ao lado com todos os e-mails remetentes usados no e-mail que originou essa ocorrência. Essa opção se aplicará somente para os atendimentos de origem E-mail. Ao clicar no e-mail desejado ele será preenchido automaticamente no campo “Para”.
  • Escolher e-mail cliente: ao selecionar será habilitado um campo adicional lista multiseleção será apresentado ao lado com todos os e-mails do cadastro do cliente. Ao clicar no e-mail desejado será preenchido automaticamente no campo “Para”.
Template Apresentará os templates previamente cadastrados. Para mais informações de como cadastro o template acesse Cadastrando um Template HTML.
De Esse campo fica bloqueado. O sistema carregará automaticamente de acordo com a informação preenchida em “Opções de remetente”.
Para Informar os e-mails de destino, separando-os com o “;” (quando tiver mais de um e-mail). Na parte de cima o botão “Limpar” permitira apagar o conteúdo desse campo.
Cc Informar os e-mails de cópia, separando-os com o “;”
Cco Informar os e-mails de cópia oculta, separando-os com o “;”
Assunto Original e-mail: Essa opção estará disponível apenas nos atendimentos de origem e-mail receptiva. Ao selecionar, o sistema colocará o assunto original do e-mail na resposta que está sendo feita pela aplicação.
Template: O assunto do e-mail será o nome do template cadastrado e no final concatenaremos automaticamente com o número da ocorrência.
Anexar Ao clicar em “Adicionar  Arquivos” é apresentado a opção de selecionar o(s) arquivo(s) que deverão ser anexados no corpo do e-mail. Para selecionar mais de um arquivo pode-se usar o botão “Ctrl” durante a seleção dos arquivos. Após selecionar os arquivos a aplicação listará os arquivos selecionados e caso queria excluir pode-se clicar em “Remover” ao lado do arquivo selecionado poderá ser excluído o arquivo desejado, antes do envio do e-mail.

Observação Informar uma observação para ser enviado no corpo do e-mail. Essa informação ficará disponível no rodapé do e-mail abaixo das informações do template associado ao envio de e-mail.


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