Usando o gerenciador de mailing do nMonitor

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23, novembro de 2021
Ailton Júnior

Em desenvolvimento

Visão geral

O gerenciador de mailing tem objetivo de carregar as informações do cliente com os dados do mailing inteiro do cliente, com todas as informações (cadastrais que me permite segmentar uma estratégia de discagem). Por exemplo: UF, Sexo, Tempo da Dívida, Faixa de Valor, etc.

De forma resumida o gerenciador de mailing vai atuar:

  1. Importando toda as informações do cliente;
  2. Melhorando o processo de carga;
  3. Criando estratégias de segmentação;
  4. Criando a esteira de mailing (por fila e agendado);
  5. Na gestão do mailing.

Uma premissa para o uso do Gerenciador de mailing será usar o conceito de arquivo e não de mailing, isto é, a ideia será carregar toda a base (arquivo) para que as estratégias, filtros sejam realizados dentro da própria aplicação.

Pré-requisito

Cadastrando o Contratante

O cadastro do contratante é um cadastro bastante simples e é utilizada apenas para vincular/ agrupar os arquivos de importação facilitando assim a gestão dentro da solução.

Para realizar o cadastro de um contratante, basta ir no menu “Mailing” >> “Cadastro de contratantes”, selecionar o cenário e em seguida clicar ‘Novo’. Com isso basta informar o nome do contratante e seu nome fantasia e clicar no botão .

 

Após a gravação o contratante estará disponível para uso.

Cadastrando os Arquivos

A gestão dos arquivos (mailing propriamente dito) é realizado no menu “Mailing” >> “Arquivos”.

Ao acessar será preciso selecionar o cenário e o contratante para que possa ser visualizado os arquivos que já foram carregados para esse contratante (cliente).

Ao ser listados os arquivos vinculados ao contratante selecionado é apresentada as seguintes informações:

Contratante Informa o nome do contratante aquele arquivo de mailing está vinculado.
Arquivo O nome do arquivo de mailing importado.
Data Imp. Apresenta a data e hora que o arquivo mailing foi importado.
Data Encerramento Apresenta a data e hora definidos para a utilização do arquivo, ao ultrapassar o arquivo não poderá mais ser utilizado.
Layout O tipo de layout utilizado na importação do arquivo mailing.
Qtd. Itens Quantidade total de itens carregados do arquivo.
Mailings Gerados Informa quantos mailings foram gerados a partir daquele arquivo, obedecendo todas as informações ou segmentações postas na importação do arquivo.
Em Execução Mostra quantos mailings daquele arquivo estão sendo executados, podendo haver um processamento paralelo.
Agendados Apresenta a quantidade de mailing em fila para processamento.
Finalizados Informa quantos mailings daquele arquivo foram finalizados.
Ações Apresenta dois botões o Editar Arquivo e o Editar Mailing. Explicados detalhadamente a seguir.

Editar Arquivo

Este botão serve para editar algumas informações do arquivo, de modo geral, que são Nome, Contratante vinculado e Data de encerramento do arquivo.

Editar Mailing

Já neste botão apresenta o históricos dos mailings desse arquivo e também a possibilidade de gerar novos mailings.

No histórico podemos visualizar os mailings agendados (em azul), ativos (em verde), finalizados (em cinza) ou todos de acordo com o filtro presente na parte superior .

Ao lado dos filtros encontramos o botão ‘Novo mailing’ ao clicar nele será possível gerar um novo mailing a partir daquele arquivo.

Para saber mais sobre a criação de um novo mailing acesse o tópico Gerando Mailing.

Após definir e concluir os campos especificados basta clicar em “Avançar” e o novo mailing será gerado.

Importa Arquivo

Na tela de ‘Listagem de arquivos de mailing’ ainda temos a opção de importar um novo arquivo sem a necessidade de ir para outra tela, facilitando o processo de importação de arquivos e geração de mailing. Para importar um novo arquivo basta clicar em “Importar arquivo” e preencher os campos apresentados.

Para saber mais detalhes sobre cada campo siga para o próximo tópico Importando arquivos.

Importando arquivos

Para gerar um novo arquivo será através do botão  da tela de “Arquivos” (gestão dos arquivos) ou através do Menu “Mailing” >> “Importar arquivos”.

Nome do arquivo Nome do arquivo que está sendo carregado. Uma boa prática é definir o nome do arquivo com o nome do layout com a data/hora de importação e o nome do arquivo.

Por exemplo: V3-211118-1607-Vivo, isto é, “V3” é o nome do layout, “211118” é a data de importação, “1607” seria o horário da geração do arquivo e o “Vivo” seria o nome do arquivo fornecido pelo cliente.

Contratante Vinculo do contratante, dono do arquivo. Pode adicionar um novo contratante clicando no botão , passando as mesmas informações passadas anteriormente.
Layout Associar os layout existentes. Para obter mais informações sobre os layouts disponíveis acesse Conhecendo os Layouts Disponíveis do Gerenciador de Mailing do nMonitor.
Data Enc. Arquivo Definir um período (em data e hora) até onde poderá ser trabalhado o arquivo, ao ultrapassar o arquivo não poderá mais ser utilizado.
Arquivo Selecionar o arquivo à ser carregado.
Transferir para o Discador/ Transferir para Campanha Nessa opção o sistema vai cancelar o mailing atual e assumirá esse novo mailing na campanha selecionada, de acordo com a regra definida, podendo ser:

  1. “Transferir imediatamente” carregará o mailing automaticamente logo após a inserção do arquivo na campanha.
  2. “Colocar em fila” vai processar automaticamente logo após a finalização do mailing que estiver em andamento, mantendo- o novo na fila de processamento.
  3. “Agendar” será uma programação automaticamente para carregar o novo mailing na da data e hora definida. Será possível também definir um minutos ou hora no campo “Podendo antecipar em” para gerar a carga antecipadamente, caso o mailing que esteja em andamento encerre antes do horário agendado.

Essas opções não usarão nenhum tipo de filtro/ segmentação.

Transferir para o Discador/ Não Transferir: Aguardar Segmentação O sistema carregará o arquivo (mailing) na base de dados permitindo que se possa realizar possíveis segmentações para inserir em um ou mais campanhas posteriormente.

Após finalizar o preenchimento do arquivo basta clicar em “Carregar” para o arquivo ser importado e estar disponível para uso.

Cadastrando a Estratégia de Segmentação

Para cadastrar uma nova estratégia de segmentação para utilizar nos mailings basta a partir do menu acessar “Mailing” >> “Estratégia de segmentação”. Ao acessar será possível visualizar todos as estratégias criadas dentro de um determinado cenário.

Nesta tela podemos criar uma nova estratégia, clicando no botão , ou editar uma já criada clicando no botão .

Antes de iniciar um processo de segmentação pode-se utilizar o relatório de Análise de Mailings para analisar e validar as informações que contém no arquivo. Para mais informações acesse Usando os relatórios do nMonitor – Gerenciar Mailing – Análise de Mailings.

Ao clicar no botão ‘Nova estratégia de segmentação’, para criar uma nova estratégia, será necessário vincular o cenário, definir o tipo de layout e um nome para a nova estratégia. Feito isso basta clicar em ‘Avançar’.

Após avançar, será apresentado um diagrama para a definição da lógica para a estratégia de segmentação, onde cada ‘nó’ apresenta um tipo de filtro, que podem ser definidos de acordo com as informações do arquivo importado. Além de poder ser adicionados até 3 outros ‘nós’, utilizando o botão ,  ou removidos os ‘nós’ existentes utilizando o botão .

Uma boa prática, dependendo da aplicabilidade, será iniciar a estratégia pelo “Status do Item”. Essa opção permitirá que seja filtrado somente os itens que não tiveram um primeiro contato/ atendimento, fazendo com que o sistema não inclua esses clientes novamente na campanha. 

Ao utilizar a condição “Contenha”, conforme pode ser visto no exemplo acima da coluna “UF” o separador deverá ser a virgula sem nenhum tipo de espaço dos itens que deseja segmentar. Por exemplo: CE,SP,RJ. Automaticamente o sistema reconhecerá as opções, de acordo com os valores existentes naquela coluna a partir do arquivo que foi previamente carregado. 

Podemos também definir uma ordem de prioridade para discagem do mailing, para isso clique no botão , localizado no canto superior direito, após isso será apresentada uma tela divida, onde o no lado esquerdo apresenta os campos disponíveis para ordenação e no lado direito os campos selecionados para a ordenação.

As setas localizadas no meio da tela são responsáveis por adicionar/remover os campos para a ordenação. Já as setas localizadas no canto direito são responsáveis pela ordenação dos campos selecionados e o botão ‘A-Z‘ serve para definir se o campo será ordenado em ordem alfabética/crescente ou na ordem inversa.

Depois de definir toda a estratégia de segmentação basta clicar em , localizado no canto superior esquerdo.

Gerando o Mailing

Esse processo de geração de mailing só será aplicado caso o mailing não seja carregado diretamente na campanha no cadastro do arquivo. Essa opção poderá ser acessado através do menu “Mailing” >> “Gerar mailing” ou através da tela de gestão de arquivo, conforme explicado nas ações do tópico Cadastrando Arquivos/Editar Mailing.

Para a geração do novo mailing deverá ser definido os seguintes campos:

Selecione o cenário Deverá ser selecionado o cenário.
Selecione o contratante Deverá ser selecionado o contratante (cliente).
Selecione o arquivo Deverá ser selecionado o arquivo que deverá realizar a carga na campanha.
Selecione a campanha Onde deverá ser selecionado, dentre as campanhas existentes, uma para vincular o novo mailing.
Estratégia Deverá ser selecionado entre criar uma nova estratégia de segmentação ou escolher uma já existente. Para saber mais sobre as estratégias de segmentação vá até o tópico Cadastrando a Estratégia de Segmentação.
Agendamento No agendamento é onde será definido se o mailing será trabalhado imediatamente – selecionando a opção imediato, posto na fila seguindo o fluxo até o mailing atual (que está discando) ser finalizado – selecionando a opção colocar na fila ou, definindo uma data e horário especifico para ele ser trabalhado – selecionando a opção agendar para.

Na opção agendar devemos informar a data (campo “Início”) e “hora” do agendamento, podendo também definir um tempo de antecipação – informando o “podendo antecipar para”, no qual caso o mailing anterior já tenha sido concluído, o novo mailing pode ser trabalhado antes do agendado.

Enviar informação de Essa opção permitira definir as variáveis do arquivo que serão repassadas para o contexto da URA ATIVA ou PA VIRTUAL, permitindo que as mesmas possam ser trabalhadas dentro de um Script de automação.

Essa opção só é aplicada para URA ATIVA ou PA VIRTUAL. Se for apenas PA HUMANA essa opção pode será ser desconsiderada.

Gerar apenas uma amostra

Ao ser habilitado essa função é possível gerar uma amostra dos dados do mailing que está sendo gerado, podendo definir a quantidade/tamanho da amostra extraída do mailing (em %), além de adicionar proporções para ajustar a coleta da amostra de acordo com as necessidades estabelecidas.

Lembrando que caso o mailing possua algum tipo de estratégia de segmentação a amostra será gerada a partir dela e não do arquivo original.



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