Criando consultas e filtros no Tactium CRM

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28, maio de 2021
Ailton Júnior

Objetivo

Apresentar o processo de modelagem de consultas e filtros no Tactium Manager e também a parte operacional do ManagerConsulta, onde é executado as consultas previamente criadas.

Conhecendo a estrutura dos dados para montagem das consultas e filtros

Na criação dos atributos (campos) que serão usadas seja na criação da consulta ou do filtro o sistema apresentará a seguinte estrutura de organização base, facilitando assim a identificação e uso dos atributos disponíveis do sistema.

Ficha de Especialização: Dados do cadastro do cliente modelado na(s) fichas de especialização especificas. Nessa opção estará disponível também a ficha de cadastro complementar de Pessoa Física e Jurídica que são fixas de acordo com o tipo de pessoa.
Dados Cadastrais: Dados básicos do cliente, como o nome, nome fantasia, endereço, CEP, CPF ou CNPJ, e-mail, dentre outras informações.
Ficha de Relacionamento: Dados dos formulários modelados, isto é, das fichas de atendimento. Esses dados são específicos por cliente de acordo com o que foi modelado em suas telas e fichas.
Dados Ocorrência: Dados da ocorrência que são gerados em background pela solução, como a Data Ocorrência, Hora Ocorrência, Status, Responsável Ocorrência, Tempo Decorrido, Data Conclusão Ocorrência, dentre outras informações.
Lembrando que uma consulta ou filtro simples não poderá usar campos de mais de uma ficha de atendimento. Portanto, caso haja necessidade de criar uma consulta para duas fichas, obrigatoriamente deverá ser criado duas consultas.

Para entender os dados que poderão ser utilizadas de forma mais detalhada de cada um dos grupos mencionados acima, acesse o link (Em desenvolvimento – Entendendo os dados disponíveis para consulta e filtro no Tactium CRM).

Criando consultas

No Tactium Manager é possível criar alguns tipos de consultas a partir do menu Consultas >> Definir consulta. Na parte superior temos o menu, com as seguintes opções:

  • Novo grupo (são pastas para organizar a criação das consultas e são representadas pelo ícone )
  • Nova consulta (são as consultas propriamente dita e são representadas pelo ícone )

Nessa área é possível realocar/arrastar os ícones para uma melhor organização das consultas.

Existem dois tipos de consultas macros que são as resumos e a detalhada. As consultas resumo visam trazer dados quantitativos (sumarizados) e a consulta detalhada apresentará os registros nas colunas. No cadastro da consulta temos os seguintes atributos na parte superior:

Título Nome da consulta
Filtro padrão Associar um filtro para segmentar os dados da consulta (Opcional).
Sigla Sigla para acesso rápido na tela inicial
Tipo Resumo vários níveis Resumo matriz Resumo por bloco Detalhe
Dependente de período Esse check-box fará com que a consulta criada apresente ou não a opção fixa de filtros por data. Caso seja desmarcado, o sistema vai buscar todos os registros da base de dados sem ter esse travamento fixo na consulta.

 

O tipo de consulta resumo por roteiro foi descontinuada na aplicação. Portanto, podemos desconsidera-la.

Criando consulta do tipo Detalhe

É um relatório definido para mostrar informações detalhadas no Tactium, não permitindo visualizar dados estatísticos. Nesse relatório será apresentado as colunas da ficha e ao selecionar o tipo “Detalhe” será apresentada a opção de selecionar as colunas dos relatórios: Após navegar na lista de consultas e selecionar os campos desejados (em rosa) e clicar no ícone  , elas serão adicionados como colunas no relatório conforme imagem (em amarelo). Depois de salva, a consulta pode ser executada no ManagerConsulta, onde será possível verificar todas as informações, selecionadas na criação da consulta, em um relatório simplificado.

Criando consulta do tipo Resumo

Para incluir o campo pelo qual será sumarizado a consulta, clique no botão Nova e especifique a(s) coluna(s). Agora será necessário definir os indicadores. Atualmente utilizamos apenas os seguintes tipos abaixo. Os demais não mencionados foram descontinuados e não estão mais em uso.

Qtd Ocorrência Apresentará o total de ocorrências
% Ocorrências Apresentará o % da ocorrências
Qtd Pessoas Apresentará o total de pessoas
% Pessoas Apresentará o % de pessoas

Para usar os indicadores de “pessoa” (Qtd Pessoas ou % Pessoas) torna-se necessário usar exclusivamente dados de pessoa, isto é, dados básicos e/ou ficha de especialização.

Essa modelagem server para todos os 4 tipos de consultas do tipo resumo, que são elas:

Tipo Matriz

Esta opção permite definir um relatório estatístico com no máximo de dois campos de sumarização e um campo como indicador.

A opção de “Inserir linha de %” só é aplicado na execução no Tactium Manager. No Manager Consulta não é aplicado esse parâmetro.

O resultado das informações será visualizado em um formato de matriz.

Caso queira inverter a linha x coluna basta na modelagem da consulta inverter a ordem dos campos modelos no Tactium Manager, utilizando as setas ou .

Tipo Vários Níveis

Esta opção permite definir um relatório estatístico onde podem existir vários campos (Roxo) pelos quais serão sumarizadas as informações e o resultado será mostrado por níveis (Indicadores em amarelo), ou seja, é visualizado como se fosse uma hierarquia dos campos escolhidos.

Nesse exemplo abaixo foi inserido dois atributos apenas dos dados cadastrais, consequentemente aplica-se o uso dos indicadores de pessoa (Quantidade e % de Pessoas).

Tipo Nível Único

Esse tipo de consulta é uma versão mais “simplificada” da consulta Tipo “Vários Níveis” explicada anteriormente. Nessa consulta a diferença é que nela só é permitido incluir apenas um campo pelos quais são sumarizados as informações e o resultado será mostrado por um único níveis.

Por outro lado, essa consulta permitirá visualizar gráficos (em vários formatos) a partir do Manager Consulta. 

Gráfico Colunas:  Apresenta em formato de colunas o resultados das pesquisas, sinalizado por cores diferentes.
Gráfico linhas: Mostra em formato de linhas o resultados da pesquisa feita.
Gráfico Pizza: Apresenta em formato de pizza o resultado da pesquisa feita sinalizado por cores diferentes o nível de porcentagem.
Gráfico Barras: Mostra em formato de barra o resultado da pesquisa sinalizando os respectivos números em cores diversas.

Tipo Por Blocos

Esta opção permite definir um relatório estatístico visando agrupar informações dos campos utilizados de forma independente, isto é, criando vários relatórios matriz por campo. Nesse relatório obrigatoriamente deverá ser declarado:

  • Os BLOCOS (poderão ser vários) que serão os campos da “Ficha relacionamento”;
  • A COLUNA (será apenas um) é atribuído exclusivamente pelo “Período” (diário ou mensagem).

Além destes campos será necessário informar um indicador que só disponibiliza a opção “quantidade de ocorrência”. No resultando final é mostrado todos os campos de forma separado criando vários relatórios resumo matriz por cada BLOCO definido.

Esse tipo de relatório é bastante usando para apresentar dados de uma ficha que contém vários campos para uma pesquisa de satisfação, por exemplo.

Criando filtro

Opcionalmente, você pode usar um filtro de segmentação para limitar o universo a ser pesquisado. Por exemplo, você pode querer analisar as ocorrências por tipo, mas somente dos clientes do Estado de São Paulo, ou as ocorrências por Ramo de Atividade do Cliente, mas somente as registradas pelo operador 01. Para definir os critérios de filtro siga os passos abaixo:

1. Clique em Novo Filtro, localizado na barra de menu, nomeie o filtro e clique no botão Editar  ou dê duplo clique no filtro. Serão apresentados na parte de baixo da tela os tipos de critérios existentes para definição do filtro.

2. Clique no botão Item Filtro e este abrirá uma tela com as colunas referenciando Roteiro, Ficha de Especialização, Ficha de Atendimento, Item Genérico, Dados Cadastrais, e/ou Dados do Atendimento. Selecione o tipo de critério desejado.

3. Selecione o campo do filtro que servirá de comparação, escolhendo o tipo do filtro, sua descrição, qual o comparador utilizado e em seguida o comparar com. Veja um exemplo abaixo:

Enfatizamos que a opção roteiro não recomendamos o uso dessa opção nas consultas. Trata-se de um recurso que foi descontinuado na gestão das consultas e filtros no Tactium.

3.1. Para se orientar na definição dos tipos de dados disponíveis de filtro, acesse o tópico inicial dessa instrução Conhecendo a estrutura dos dados para montagem das consultas e filtros. 4. Clique no botão Retornar para voltar à lista de critérios ou Fechar para desistir deste critério. 5. Na coluna Comparação, selecione o tipo de comparação a ser feita:

  • Menor, Menor ou Igual, Maior, Maior ou Igual, Igual a, Diferente, Contém, Vazio, Não Vazio, Pertence, Não Pertence.
A comparação Contém permite pesquisar uma sequência de letras em qualquer posição de um texto.

6. Na coluna Comparar Com, informe o valor a ser comparado com o campo selecionado como filtro. Para alguns tipos de campos, através de um duplo clique no campo, o TACTIUM mostra os valores possíveis numa lista ao lado (Opções). Para selecionar um desses valores, dê um duplo clique na linha correspondente da lista.

Repita a operação para cada novo critério desejado.

Os critério são do tipo “E” na lógica matemática, isto é, deverá atender todos os critérios do filtro.

7. Para excluir um critério não mais desejado, posicione-se na linha correspondente na lista de critérios e clique no botão Excluir.

Associando um filtro a consulta criada

Para associar um filtro a consulta, é necessário acessar a tela das consultas, a partir do menu Consultas >> Definir consulta. Localizar e selecionar a consulta, na qual, deseja aplicar o filtro. Após abrir a consulta é possível visualizar em Informações gerais da consulta a opção Filtro padrão. Onde pode-se selecionar um filtro na lista ou clicar no botão de filtro , para abrir a tela de filtro de segmentação.

Executando as consulta no NewManager

A execução das consultas, após serem criadas no Tactium Manager, deverão ser executadas a partir do ManagerConsulta, que é uma solução WEB e poderá ser acessada a partir do NewManager também. Na tela inicial do NewManager, há duas opções para acessar as consultas: 1. Selecionar o Módulo de Consultas, localizado no menu principal, que direciona para o Manager Consultas; 2. Em Sigla, localizado no acesso rápido, pesquisar a consulta pela sigla (Definida na criação), que direciona diretamente para a tela da consulta. Na tela inicial do Módulo de Consultas (Manager Consulta) temos duas forma de acessas as consultas, sendo:

  1. No Menu Consultas Genéricas que fica no Menu Consultas do lado esquerdo terá todas as consultas criadas/modeladas no Tactium Manager e;
  2. Através do menu de Acesso Rápido, onde conseguimos pesquisar a consulta por SIGLA (Definida na criação) ou pelo nome da consulta.

Ao escolher a consulta desejada vai ser apresentado a seguinte tela no qual temos algumas opções de configurações para essa consulta:

Período Selecione o período das informações desejada.
Situação das ocorrências Campo permite escolher a opção de trazer todas as ocorrências ou somente as pendentes ou concluídas, de acordo com a sinalização dos status das ocorrências.
Consultar por O “Período” informado poderá considerar:
  • Data de inicio (data de abertura da ocorrência);
  • Data final pendência (considerar a data de conclusão da ocorrência – forçadamente vai trazer apenas as pendentes);
  • Data final resultado (considerar a data de que a ocorrência foi finalizada, seja “Sucesso” ou “Insucesso”).
Critérios de filtro Você pode selecionar o filtro que deseja usar nessa consulta.
Ícones de extração Extração do relatório nos formatos apresentados.
Realizar a consulta.

Nota-se que quando uma consulta possui um filtro associado aparecerá ao lado um botão de “Editar”, permitindo a visualização dos critérios existentes, bem como a possibilidade de alterar no ato da execução.

Na visualização do filtro temos as seguintes opções:

  1. “Alterar” ou “Excluir” algum critério que exista previamente no filtro;
  2. Adicionar um novo critério pelo botão de “Adicionar critérios”. Nessa opção vai mostrar todos os campos disponíveis para criar possíveis comparações;
  3. O botão de “Restaurar condições originais” para desfazer todas as mudanças criadas pelo usuário corrente do sistema, assumindo a configuração inicial da consulta que foi previamente criada no Tactium Manager.

Todas as mudanças dos critérios de filtro são armazenadas por usuário, isto é, o usuário 1 no sistema poderá ter filtros, que geram resultados diferentes do usuário 2 acessando uma mesma consulta, evitando assim criar várias consultas iguais (apenas com filtros diferentes) para cada usuário, por exemplo.

Autorizando consultas do Tactium CRM

Por padrão todos os usuários com perfil de “Operador”, “Operador Master” ou “Supervisor” não possuem acesso as consultas existentes. Somente o perfil de “Administrador” por padrão tem acesso a todas consultas, sendo elas:

  • Stored Procedure (Geradas através do desenvolvimento)
  • Genéricas (Criadas dentro do Tactium Manager)
  • Devolutivas (em desenvolvimento)

Para permitir que usuários e grupos de usuários tenham acesso a determinadas consultas é necessário realizar o processo de autorização em Usuários e Grupos>>> Autorizar Consulta.

Para consultar as autorizações

Na página inicial, são apresentados os parâmetros de busca para realizar a pesquisa por consultas já existentes em nossa base. Para realizar esta ação e filtrar os resultados de acordo com a necessidade, os campos a seguir podem ser preenchidos:

Tipo Tipo de consulta disponíveis dentro da solução CRM (Stored Procedure, Genérica, Devolutivas)
Subtipo Característica da consulta (Detalhada, Resumida, Resumo Bloco, Resumo Matriz, Resumo Nível Único, Resumo Roteiro)
Nome Consulta Nome referente a consulta criada
Parte do Nome Palavras chave relacionadas ao nome da consulta criada
Grupo Grupo de usuários associados a consulta (Operador, Operador Master, Supervisor)
Usuário Usuários associados a consulta (Operador, Operador Master, Supervisor)

Após o preenchimento dos campos selecionados, para retornar os critérios indicados basta clicar no botão .

Para autorizar por grupo ou usuário

Para habilitar o acesso de um grupo ou usuário, selecione a partir dos parâmetros de pesquisa, através do campo “Nome Consulta”, a consulta desejada.

Então selecione o grupo ou usuário escolhido para obter a autorização. Utilizaremos o campo “Grupo” como exemplo.

O processo de pesquisa e autorização são unificados, logo é necessário selecionar a opção “Autorizar para grupo”, caso o objetivo seja a autorização de um grupo ou a opção “Autorizar para usuário”, caso o objetivo seja a autorização de um usuário em específico.

Com o preenchimento dos campos selecionados, basta clicar no botão .

Como resultado a consulta selecionada é apresentada, para finalizar o processo de autorização de um grupo ou usuário basta marcar a caixa de seleção e o grupo (exemplo) retornará na coluna “Grupo e Usuários autorizado”.



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