Configurando os e-mails de encaminhamento no Tactium CRM

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27, janeiro de 2022
Caio Nascimento

Visão geral

Os e-mails de encaminhamento podem ser definidos como uma espécie de notificação, na qual, informa um determinado grupo ou um usuário em especifico sobre uma ocorrência que foi encaminhada para o mesmo. Os mesmos são gerados e enviados automaticamente pelo sistema, após uma ação de encaminhamento, onde podemos definir as informações sobre a ocorrência que podem ser apresentadas neste e-mail.

Pré-requisito

Para que os e-mails de encaminhamento possam ser gerados e enviados é necessário os seguintes pré-requisitos:

  1. O Serviço TTSendMailServer – Para o envio das mensagens de E-mail, bem como ter configurado a conta de e-mail no Tactium CRM.
  2. Todos os usuários devam estar devidamente cadastrados, principalmente, constando um e-mail ativo e valido em seus cadastros.

Configurando o e-mail de encaminhamento

Para configurar os e-mail de encaminhamento precisamos, a partir do Tactium Desktop, ir em Relacionamento >> Ficha de relacionamento e selecionar a ficha que iremos configurar as informações do e-mail.

Os e-mails de encaminhamento são individuais, ou seja, são configurados dentro das fichas e cada ficha pode possuir um formato de e-mail de encaminhamento especifico é possível definir os campos da ficha que irão compor o assunto e o texto.

Adicionando as informações do assunto

Dentro da ficha selecionada, basta clicar em “E-Mail Assunto”, localizado no menu superior. Após surgirá a tela de campos do assunto, nela podemos incluir ()ou deletar () um campo já adicionado, gravar as alterações () ou cancelar a operação voltando para a configuração anterior (). Na lateral, pode-se também definir a sequência das informações que serão apresentadas no assunto, colocando os campos nas sequência desejada ( / ).

Para adicionar um novo campo basta clicar em Novo () e, na tela “Colunas”, selecionar o campo que deseja adicionar e clicar no botão retornar ().

Feito isso o campo será adicionado na tela de campos do assunto e já com todos os campos que deseja adicionados basta clicar em gravar () e fechar a tela.

Lembrando que por ser os campos que irão aparecer no assunto do e-mail é altamente recomendado que seja utilizado apenas campos chaves para melhor identificação da ocorrência e não ter um assunto muito extenso que possa gerar confusão.

Adicionando as informações do corpo do e-mail

Da mesma forma que é adicionado os campos que aparecerão no assunto do e-mail, podemos definir os campos que irão aparecer no corpo do e-mail.

Para isso dentro da ficha selecionada, basta clicar em “E-Mail Texto”, localizado no menu superior. Após surgirá a tela de campos do texto, nela podemos incluir ()ou deletar () um campo já adicionado, gravar as alterações () ou cancelar a operação voltando para a configuração anterior (). Na lateral, pode-se também definir a sequência das informações que serão apresentadas no corpo do e-mail, colocando os campos nas sequência desejada ( / ).

Para adicionar um novo campo basta clicar em Novo () e, na tela “Colunas”, selecionar o campo que deseja adicionar e clicar no botão retornar ().

Feito isso o campo será adicionado na tela de campos do assunto e já com todos os campos que deseja adicionados basta clicar em gravar () e fechar a tela.

Habilitando/ Desabilitando o envio dos e-mails de encaminhamento

Para habilitar o envio destes e-mails de encaminhamento, ainda no Tactium Desktop, ir em “Opções”, no menu superior, e clicar em “Parâmetros”, após isso será aberta a tela de parâmetros nela vá até a aba “E-mail” e marque o checkbox “Enviar e-mail no encaminhamento” e clique em “OK”, feito isso a informação estará salva no sistema.

Caso já esteja habilitado e o intuito é desabilitar o envio bastar desmarcar o checkbox e clicar em “OK”.

Após realizar a operação anterior, é necessário que o TTSendMailServer (responsável pelo envio dos e-mails do sistema) seja reiniciado para obter a alteração do parâmetro. Para isso basta, no Windows, acessar os “Serviços” e procurar pelo “TTSendMailServer” e clicar em “Reiniciar”.

Utilizando a função de encaminhamento de ocorrência dentro de um atendimento

Para realizar um encaminhamento dentro do New Manager, basta após que preencher os campos necessários clicar em “Encaminhar Ocorrência”.

Surgirá a tela “Encaminhar ocorrência”, nela é necessário preencher as seguintes informações:

  • Destinatário (especificando se é Grupo ou Usuário);
  • Status;
  • Observações (Opcional).

Depois basta clicar no ícone  para confirmar o encaminhamento.

O e-mail que é disparado nas notificações serão os e-mails definidos no cadastro do usuário ou do grupo. Para mais informações de como funciona o cadastro de usuário e/ou grupo acesse

Abaixo segue o e-mail de encaminhamento definido de acordo com as informações que configuramos no tópico Configurando o e-mail de encaminhamento.

Para saber mais informações sobre o atendimento acesse Realizando atendimento no New Manager.



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