Usando relatórios de gerenciamento do Tactium BPM

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12, janeiro de 2022
Caio Nascimento

Objetivo

Esta é uma documentação, de apoio, que possui como principal objetivo instruir sobre a utilização dos relatórios de gerenciamento dos fluxos BPM dentro do Tactium CRM.

Tipos de relatórios

Os relatórios disponibilizados são de grande auxilio para o controle, gerenciamento, identificação de gargalos e aplicação de melhorias.

Um ponto que é de extrema importância para uma excelente utilização desses relatórios é o grau de conhecimento sobre o fluxo desenvolvido e sobre processos BPM’s do(s) administrador(es) que utilizarão o mesmo.

Para acessar esses relatórios basta, a partir do Manager Consulta, ir no menu lateral BPM, como apresentado abaixo:

Cada opção apresenta um conjunto de relatórios que irão auxiliar no monitoramento e tomada de decisão em relação aos atendimentos em BPM.

Processos e Atividades Apresenta os relatórios de análise de desempenho das etapas e fluxos dos atendimentos em BPM.
Responsabilidades Nesta opção apresenta relatórios com informações sobre os grupos/ usuários responsáveis por cada etapa do fluxo e/ou do fluxo como um todo.
Instruções de Trabalho Permite gerar um relatório detalhado sobre as etapas do fluxo enfatizando a visualização das instruções de trabalho de cada etapa, afim de oferecer auxilio durante a utilização do mesmo.
Outras Consultas Apresenta um conjunto de consultas desenvolvidas que tratam pontos específicos sobre os fluxos BPM não tratados nos relatórios anteriores.

Processos e Atividades

Nesta opção apresenta os relatórios de análise de desempenho das etapas e fluxos dos atendimentos em BPM.

A seguir apresentaremos cada relatório presente nesta opção:

Análise de Ciclo por Processo

Este relatório é voltado para conhecer o desempenho do processo e fluxo BPM informando detalhes sobre o mesmo. Para gerar este relatório podemos contar com os seguintes parâmetros de pesquisa:

Fluxo Onde pode escolher entre todos ou um fluxo especifico para visualizar/ analisar.
Período Permite definir o período no qual será utilizado para analisar os dados quantitativos sobre o(s) fluxo(s) especificados, além de poder definir se este período contemplará as datas de início ou fim do fluxo.
Somente os concluídos Este checkbox é uma forma de separar os fluxos completos dos em desenvolvimento.

Ao gerar o relatório ele apresentará as seguintes informações:

Fluxo Apresenta o nome do fluxo.

Ao clicar no nome do fluxo o sistema lhe direcionará para o relatório de ciclo por etapa apresentado no tópico abaixo.

Dono do Processo Informa o nome do usuário responsável pelo fluxo.
Elementos Apresenta uma análise quantitativa dos elementos dentro do fluxo, informando:

  • Qt Evt: Quantidade de eventos dentro do fluxo, normalmente são apresentados dois o Evento de Início e de Fim;
  • Qt Atv: Quantidade de atividades presentes no mesmo;
  • Qt Sub: Quantidade de subprocessos existentes dentro da sequência do fluxo;
  • Qt Gate: Quantidade de gateways de decisão no fluxo.
Durações do fluxo Apresenta de forma quantitativa a soma do tempo utilizado na execução do fluxo, informando:

  • Dur. Fluxo(d): Quantidade total da soma do tempo de duração do fluxo em dias;
  • Dur. Mínima(m): O cálculo da duração mínima, em minutos, de execução do fluxo;
  • Dur. Máxima(m): O cálculo da duração máxima, em minutos, de execução do fluxo;
  • Dur. Média(m): O cálculo da duração média, em minutos, de execução do fluxo.
Qtd Ciclos Contabiliza a quantidade de atendimentos/ ciclos completos em cada fluxo.
Qtd no Prazo Informa a quantidade de atendimentos/ ciclos completos dentro da duração estimada no fluxo.
Qtd Atrasos Informa a quantidade de atendimentos/ ciclos que não foram completados dentro da duração estimada no fluxo.

Análise de Ciclo da Atividade/ por Etapa

Já este relatório é voltado para analisar o desempenho de cada etapa de um processo de negócio em determinado período, respondendo algumas questões, tais como:

  • Quantas vezes cada etapa foi executada (cobertura da execução do processo);
  • Quantas vezes dentro do prazo estimado e quantas com atraso;
  • Duração mínima, média e máxima.

Também há parâmetros de pesquisa do relatório, para auxiliar na análise:

Fluxo Onde pode escolher entre todos ou um fluxo especifico para visualizar/ analisar.
Período Permite definir o período no qual será utilizado para analisar os dados quantitativos sobre o(s) fluxo(s) especificados, além de poder definir se este período contemplará as datas de início ou fim do fluxo.
Tipo Etapa Possibilita selecionar um elemento especifico para análise que contenha dentro do fluxo.
Somente os concluídos Este checkbox é uma forma de separar os fluxos completos dos em desenvolvimento.

Ao gerar o relatório serão geradas as seguintes informações:

Etapa Apresenta o nome do fluxo.
Tipo Apresenta de qual tipo o elemento é.
Responsável Informa o nome do usuário responsável pela etapa do fluxo.
Durações Apresenta de forma quantitativa a soma do tempo utilizado na execução do fluxo, informando:

  • Méd./Est.(h): Quantidade média da estimativa do tempo de duração, em horas, do fluxo;
  • Dur. Méd.(h): O cálculo da duração média, em horas, de execução do fluxo;
  • Min. Est.(h): O tempo de duração mínima estimada, em horas, de execução do fluxo;
  • Dur. Min.(h): O cálculo da duração mínima, em horas, de execução do fluxo;
  • Max. Est.(h): O tempo da duração máxima estimada, em horas, de execução do fluxo;
  • Dur. Max.(h): O cálculo da duração máxima, em horas, de execução do fluxo.
Qtd Ciclos Contabiliza a quantidade de atendimentos/ ciclos completos em cada fluxo.
Qtd no Prazo Informa a quantidade de atendimentos/ ciclos completos dentro da duração estimada no fluxo.
Qtd Atrasos Informa a quantidade de atendimentos/ ciclos que não foram completados dentro da duração estimada no fluxo.
Desempenho Utiliza de uma métrica (em %) para mostrar quantos ciclos foram concluídos com sucesso a partir do total de ciclos.
Ver Possibilita acessar o gráfico de controle de atividade da etapa no fluxo, citado em um dos tópicos abaixo.

Gráfico de Controle da Atividade

Este relatório é, considerado, uma complementação do relatório Análise de Ciclo da Atividade/ por Etapa, citado acima. Nele é apresentado um gráfico, através de um algoritmo interno, no qual sintetiza informações e métricas de execução de algumas etapas do fluxo. Onde, o mesmo também utiliza de parâmetros de pesquisa para melhor retorno dos dados coletados nas execuções, que são:

Fluxo Onde pode escolher entre todos ou um fluxo especifico para visualizar/ analisar.
Período Permite definir o período no qual será utilizado para analisar os dados quantitativos sobre o(s) fluxo(s) especificados, além de poder definir se este período contemplará as datas de início ou fim do fluxo.
Atividade Permite selecionar a etapa de atividade do fluxo para análise.

Para uma execução válida, é necessário que as atividades do fluxo estejam 100% configuradas e com seus tempos bem definidos.

Ao gerar esta análise é retornado as seguintes informações:

Gráfico Que apresenta as informações de execução de Sequência das execuções (X) x O tempo de execução da atividade (Y) x Os tempos calculados (linhas).
Seq. Identifica as atividades de execução em ordem, da mais recente até a mais antiga.
Inicio Atividade Apresenta data e hora da execução da atividade.
Ocorr. Número da ocorrência que ao clicar lhe redireciona para a ficha da ocorrência.
Usuário Informa o usuário que registrou a demanda.
Cliente Informa o nome do cliente que solicitou a demanda.
Estimativas Apresenta os cálculos, em estimativas, do tempo de execução da atividade.

  • Min.Est. – Tempo mínimo estimado de execução da etapa;
  • Méd.Est. – Tempo mediano estimado de execução da etapa;
  • Max.Est. – Tempo máximo estimado de execução da etapa;
Dur. Real Duração real do fluxo, informado na criação do fluxo.
Dif. O cálculo da diferença entre a Duração da execução da etapa naquele registro x Duração real estabelecido para a execução da etapa.
%Dur./Méd. O valor percentual da diferença média da execução desta etapa.

Responsabilidades

Nesta opção apresenta relatórios com informações sobre os grupos/ usuários responsáveis por cada etapa do fluxo e/ou do fluxo como um todo.

A seguir apresentaremos cada relatório presente nesta opção:

Pendências por Responsável

Este relatório tem como objetivo retornar o responsável pelo cruzamento entre atividades e responsáveis, permitindo verificar:

  • Quais atividades são de responsabilidade de um grupo ou de um usuário;
  • Um grupo de usuário equivale a uma raia ou papel no processo;
  • Quando informado, quais atividades tem maior agregação de valor.

Para auxiliar na geração deste relatório podemos contar com os seguintes parâmetros de pesquisa:

Fluxo Onde pode escolher entre todos ou um fluxo especifico para visualizar/ analisar.
Status Permite definir o retorno apenas de etapas com o status definido.
Tipo Etapa Possibilita selecionar um elemento especifico para análise que contenha dentro do fluxo.
Responsável Pode ser filtrado as etapas e fluxos que contenham o grupo e/ou usuário como responsável selecionado.

Abaixo temas a página de atribuição do Responsável para visualização.

Ao gerar este relatório, os resultados são apresentados na seguinte ordem:

Processo / Atividade Apresenta o nome do fluxo e da etapa.
Num Informa o número da ocorrência que ao clicar lhe redireciona para a ficha da ocorrência.
Abertura Apresenta data da abertura da ocorrência.
Status Informa o status atual da ocorrência.
Responsável Apresenta o usuário ou grupo responsável pela ocorrência no fluxo e etapa atual.
Cliente Informa o nome do cliente que solicitou a demanda.
Inicio Atividade Apresenta data e hora da execução da atividade.
Méd.Est(h) Apresenta a média estimada para a execução da etapa apresentada.
Duração Apresenta o tempo, em horas, que a ocorrência está na etapa apresentada desde sua abertura.
Atraso Informa o tempo de atraso para a finalização da etapa apresentada em relação a estimativa de execução.

Atribuições do Responsável

Este relatório tem como objetivo retornar as atribuições de cada responsável seja grupo ou usuário cruzando as atividades e fluxos vinculados a eles.

Para auxiliar na geração deste relatório podemos contar com os seguintes parâmetros de pesquisa:

Fluxo Onde pode escolher entre todos ou um fluxo especifico para visualizar/ analisar.
Responsável Pode ser filtrado as etapas e fluxos que contenham o grupo e/ou usuário como responsável selecionado.
Tipo Etapa Possibilita selecionar um elemento especifico para análise que contenha dentro do fluxo.

Ao gerar este relatório, os resultados são apresentados na seguinte ordem:

Grupo Apresenta o nome do grupo vinculado a etapa do fluxo.
Usuário Apresenta o nome do grupo vinculado a etapa do fluxo.
Fluxo Informa o nome do fluxo.
Atividade Apresenta a etapa do fluxo.
Tipo Atividade Informa o tipo da atividade da etapa podendo ser definidas, nas configurações das etapas, em:

  • Manual/Mensagem;
  • Procedure;
  • Subprocesso;
  • Subprocesso Ad-Hoc;
  • Usuário Responsável;
  • Web Service.
Agrega Vlr Informa o tipo de prioridade da etapa dentro do fluxo.
Ver Permite visualizar as instruções de uso da etapa.

Instruções de trabalho

Este relatório retorna um conjunto de informações detalhando as etapas do fluxo enfatizando a visualização das instruções de trabalho de cada etapa, afim de oferecer auxilio durante a utilização do mesmo.

Para manipula-lo podemos contar com os parâmetros de pesquisa, que são:

Fluxo Onde pode escolher entre todos ou um fluxo especifico para visualizar/ analisar.
Tipo Fim Filtra as atividades pelo tipo de finalização dela.
Tipo Etapa Possibilita selecionar um elemento especifico para análise que contenha dentro do fluxo.

Ao ser gerado ele retorna as seguintes informações:

Fluxo Informa o nome do fluxo.
Atividade Apresenta a etapa do fluxo.
Tipo Atividade Informa o tipo da atividade da etapa podendo ser definidas, nas configurações das etapas, em:

  • Manual/Mensagem;
  • Procedure;
  • Subprocesso;
  • Subprocesso Ad-Hoc;
  • Usuário Responsável;
  • Web Service.
Info. da Etapa É um conj. de informações sobre a etapa que podem ser adicionadas e visualizadas nas instruções de trabalho da etapa.
Estimativas Apresenta os cálculos, em estimativas, do tempo de execução da atividade.

  • Min.Est. – Tempo mínimo estimado de execução da etapa;
  • Méd.Est. – Tempo mediano estimado de execução da etapa;
  • Max.Est. – Tempo máximo estimado de execução da etapa;
Tp. Fim Apresenta o tipo de finalização da etapa, definida nas configurações da mesma, este tipo fim se refere como a etapa deverá ser finalizada para seguir para a próxima etapa.
Ver Permite visualizar as instruções de uso da etapa.

Outras Consultas

Apresenta um conjunto de consultas desenvolvidas que tratam outros pontos sobre os fluxos BPM e as fichas de atendimento utilizadas nele, onde não são tratados nos relatórios anteriores.

Consultar Acesso do Item da Ficha por Etapa

Também há parâmetros de pesquisa do relatório, para auxiliar na análise:

  • Nome da Ficha – Onde pode escolher entre todas as fichas com seu fluxo respectivo ou uma em especifico para visualizar/ analisar;
  • Campo da Ficha – Possibilita definir um campo especifico da ficha para análise que contenha dentro do fluxo;
  • Tipo de Consulta – Permite selecionar entre filtrar apenas os campos com regras, apenas os campos com acesso por etapas ou todos;
  • Tipo de Regra – Possibilita filtrar todos os campos, os campos apenas com regras avançadas ou campos com regras padrão, caso haja campos com regras;
  • Campo Obrigatório – Checkbox que ao ser selecionado filtra apenas os campos definidos como obrigatórios na ficha de atendimento;
  • Tipo de acesso por Etapa – Filtra os campos com o acesso definidos em somente leitura, leitura/ Gravação ou campos mandatórios.

Ao ser gerado ele retorna as seguintes informações:

As linhas duplicadas se referem a cada etapa do fluxo.

Ficha Informa o nome da ficha de atendimento utilizada.
Tipo de Regra Se o campo possuir alguma regra ele informa o tipo dela, podendo ser ‘Padrão’ ou ‘Avançada’.
Seq. Regra No caso de regras avançadas ele informa qual a sequência abordada em priorização na ficha.
Campo Apresenta o campo da ficha que detém das informações.
Tipo Informa o tipo do campo dentro da ficha, como no exemplo acima temos:

  • OPC – Opções;
  • DAT – Data;
  • TLO – Texto Longo;
  • HOR – Hora;
  • LST – Lista;
  • TCU – Texto curto;
  • NUM – Numérico;
  • PES – Pessoa (Permite selecionar uma pessoa registrada na base).
Obriga. Se o campo for obrigatório informa que ‘sim’.
Seq. Etapa Informa o índice de sequência da etapa do fluxo.
Etapa Apresenta o nome da etapa.
Acesso Informa os tipos de acessos liberados para aquela etapa do fluxo, onde:

  • R – Representa Leitura;
  • W – Representa Gravação;
  • O – ???
Mandatório Apresenta os campos mandatórios, ou seja, tem regra mandatória e NÃO terá interferência na regra avançada que poderá está afetando o campo.

Consultar Condições de Etapas

Também há parâmetros de pesquisa do relatório, para auxiliar na análise:

  • Processo – Onde pode escolher um fluxo especifico para visualizar/ analisar;
  • Etapa Origem – Possibilita definir uma etapa especifica do fluxo para análise;
  • Tipo Etapa – Permite selecionar entre filtrar apenas as etapas de atividade, gateway ou todos;

Ao ser gerado ele retorna as seguintes informações:

As linhas duplicadas referem-se aos gateway e seus caminhos.

Processo Informa o nome do fluxo.
Seq. Apresenta a sequência das etapas do fluxo.
Origem Apresenta o nome da etapa.
Tipo Informa o tipo da etapa apresentada, onde:

  • ATV – Atividade;
  • GMD –Gateway de decisão.
Destino Apresenta a próxima etapa como definido no fluxo.
Responsável Informa o responsável vinculado a etapa.
Teste Informa a condição de encerramento da etapa.
Campo Ficha No caso dos gateways, apresenta o campo da ficha que está condicionada a finalização da etapa.
Condição Apresenta a condição necessária para prosseguir.
Valor Informa o valor definido para que a condição seja saciada.

Consultar Regras de Campos do processo

Também há parâmetros de pesquisa do relatório, para auxiliar na análise:

  • Nome da Ficha – Onde pode escolher entre todas as fichas com seu fluxo respectivo ou uma em especifico para visualizar/ analisar;
  • Campo da Ficha – Possibilita definir um campo especifico da ficha para análise que contenha dentro do fluxo;
  • Valor Campo Princ. – Permite filtrar a consulta por um campo definido como principal;
  • Campo Dependente – Permite filtrar a consulta por um campo dependente.

Ao ser gerado ele retorna as seguintes informações:

As linhas duplicadas referem-se aos comparadores e suas ações.

Ficha Informa o nome da ficha.
Seq. Apresenta a sequência das regras definidas na ficha, de acordo com sua prioridade.
Campo Principal Informa o nome do campo, no qual a regra está vinculada.
Comparador Apresenta a condição da regra.
Valor Informa o valor definido para saciar a regra e seguir um caminho definido.
Ação Apresenta o que será feito caso a regra seja contemplada.
Campos Dependente Informa o campo que será alterado/ manipulado com a execução da regra.

Nível de serviço de etapas

Também há parâmetros de pesquisa do relatório, para auxiliar na análise:

  • Data Inicial – Defini o período inicial da busca;
  • Data Final – Defini o período final da busca;
  • Valor Campo Princ. – Permite filtrar a consulta por um campo definido como principal;
  • Campo Dependente – Permite filtrar a consulta por um campo dependente.

Ao ser gerado ele retorna as seguintes informações:

Ocorrência Indica o número da ocorrência.
Nr. Externo Caso tenha algum número externo vinculado a ocorrência, apresenta.
Data Ocorr. Data que a ocorrência foi gerada.
Cliente Informa o cliente vinculado a ocorrência.
Status Apresenta o status atual da ocorrência.
Nome do Fluxo Informa o nome do fluxo utilizado.
Responsável Apresenta o responsável do fluxo.
Seq. Informa a sequência de etapa do fluxo.
Nome da Etapa Apresenta o nome da etapa.
Inicio Informa a data e hora do inicio da ocorrência.
Tempo Prev. Apresenta a previsão de finalização da etapa.
Tempo Gasto Informa o tempo gasto na execução da etapa.
Difer. Apresenta a discrepância entre o tempo de execução previsto e tempo utilizado.
Pct. Informa a porcentagem da diferença dos tempos.


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