Realizando importação de pessoas no Integrador do Tactium CRM

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7, junho de 2021
Henrique Souza

Objetivo

Este documento tem como objetivo ensinar como realizar importação de pessoas do Tactium CRM.

Pré-requisito

Para realizar a importação vamos utilizar o TTIntegrador ferramenta de importação e exportação.

Layout de importação

Antes de realizar a importação do arquivo desejado é necessário organizar as informações de forma que seja possível definir um layout de importação.

Abaixo um exemplo de uma tabela simples para importação.

 

ID CPF NOME MUNICIPIO UF TIPO PESSOA RESPONSAVEL
12312312312 12312312312 HENRIQUE SOUSA FORTALEZA CE PF JULIA SANTOS

Após organizar as colunas da tabela que deseja importar copie esta tabela e cole em um arquivo de texto no formato .TXT.

Os dados contidos na tabela ficaram mais ou menos desta forma, agora salve o arquivo.

ID CPF NOME MUNICIPIO UF TIPO PESSOA RESPONSAVEL
12312312312 12312312312 HENRIQUE SOUSA FORTALEZA CE PF JULIA SANTOS

Note que é importante copiar também os nomes das colunas para o arquivo de texto, pois irá ajudar nos próximos passos.

Campos obrigatórios

Os campos abaixo são obrigatórios e precisam estar presentes no arquivo que será importado.

Nome / Denominação social Nome da pessoa ou empresa que será importada para o Tactium CRM.
Tipo Pessoa Tipo da pessoa deve informar PF (Pessoa física) ou PJ (Pessoa jurídica).
Município Nome do municio exemplo: Fortaleza.
UF UF do estado Exemplo CE.

Note que os campos obrigatórios serão exibidos em vermelho no assistente de importação de pessoas.

Importando pessoas

Para iniciar a importação de pessoas, clique no menu Importação e em seguida selecione Pessoas.

Na tela do assistente de importação de pessoas note que a opção “Pessoas” está selecionada, deixe como está e clique em procurar e selecione o arquivo que será importado.

Selecione se os campos terão, Tamanho Fixo ou se serão Separados por: Tabulação, ; , Outro. No exemplo de layout que criamos no passo anterior o formato será TAB, pois os campos estão sendo separados por tabulação.

Caso selecione tamanho fixo, os registros do arquivo tem que ter tamanho fixo. Se o campo for do tipo caractere e o dado nele contido não completar o tamanho definido para ele, o restante do campo deve ser completado com espaços à direita.

Caso o campo seja do tipo numérico e o dado nele contido não completar o tamanho definido para ele, o restante do campo deve ser completado com zeros à esquerda.

Exemplo: Se o tamanho fixo do campo código da pessoa for = 8, e o número for: 45555, o campo deverá ser preenchido da seguinte forma: 00045555

O caractere separador dos campos do arquivo deve ser diferente do caractere que separa os valores dos campos multi-seleção.

Clique em avançar e selecione o tipo de carga que deseja fazer.

Abaixo vamos detalhar as opções disponíveis:

Adicionar pessoas

permitindo duplicação

Esta opção adiciona todas as pessoas do arquivo na base de dados, sem realizar a verificação se a pessoa já existe ou não cadastrada. OU seja, se a pessoa já existir o seu cadastro será duplicado.
Adicionar e atualizar

pessoas

Esta opção promove atualização do cadastro de pessoas já existentes e adiciona uma nova pessoa caso ainda não exista na base de dados. Quando marcada essa opção, será solicitado ao usuário um definição de um campo que servirá como critério de busca no banco para saber se a pessoa já existe cadastrada ou não. Com esta opção, as pessoas do arquivo que não existirem serão incluídas e as que já existirem serão somente atualizadas.
Somente adicionar

sem duplicação

Quando selecionada esta opção, as pessoas que não existirem na base serão incluídas e as que já existirem serão ignoradas, ou seja, não serão atualizadas. Esse verificação da existência da pessoa na base é feita através da definição de um critério de busca.
Somente atualizar Quando marcada essa opção, será realizado atualização do cadastro de pessoas já existentes na base de dados, é necessário a definição de um campo que servirá como critério de busca no banco para saber se a pessoa já existe cadastrada.
Incluir somente

dados da especialização

Descontinuado.
Especialização multivalor Descontinuado.

No nosso exemplo vamos seguir o exemplo que “Adicionar e atualizar pessoas”.

Após definir o tipo de carga, selecione a opção de layout.

Caso você já tenha criado o layout que deseja usar, basta selecionar ele na lista de layout, na opção “Desejo usar o layout”.

O layout só é salvo depois que houver a primeira importação utilizando o mesmo.

No nosso exemplo vamos escolher a opção quero ajuda para montar um novo layout, clique em avançar, conforme ilustrado abaixo.

No espaço à frente do Nome do layout, digite o nome do seu novo layout.

Realize associação dos campos que serão importados, basta selecionar um campo do Tactium do lado esquerdo e clicar no campo em branco de acordo com o arquivo que foi importado, conforme o exemplo abaixo.

Note que o campo que foi associado irá sumir das opções listadas à esquerda e irá aparecer do lado do campo do arquivo que foi importado.

Repita o processo até que todos os campos tenham sido associados.

Se a opção “Usar a Especialização” for marcada, serão importadas todas as pessoas existentes no seu arquivo, vinculando-as à especialização selecionada.

É possível definir os seguintes parâmetros para a especialização.

Verificar chave junto com especialização Esta opção estará disponível sempre que for escolhida a opção de atualizar ou ignorar. Deve ser indicado qual campo servirá como chave para verificar se a pessoa existe ou não no cadastro. Este campo também fará a verificação para a vinculação de especializações quando escolhida a opção Incluir Somente Especializações. Quando escolhida esta opção, no momento da importação, é verificado se a pessoa existe na base e se existir verifica em seguida se a mesma possui a especialização especificada. Se a pessoa existir e não possuir a especialização, será cadastrada uma nova pessoa e vinculada a essa especialização.
Atualizar somente especialização Esta opção deverá ser marcada quando houver a necessidade de fazer a atualização somente dos dados contidos na ficha de especialização, sem atualizar dados básicos das pessoas. Essa atualização pode ser realizada inclusive para campos do tipo multiseleção e, para isso, deverá ser especificado se a atualização desse campo será somente complementação (Esta opção mantem os valores do campo e insere os novos valores que constam no arquivo) ou substituição total (Esta opção apaga os valores contidos no campo e atualiza).

Se o arquivo tiver cabeçalho o parâmetro “Primeira linha é o cabeçalho”, deverá ser marcado.

Note que o cabeçalho do arquivo que foi selecionado para ser importado sumiu e apareceu os dados do primeiro item da lista, caso esse parâmetro não seja marcado o cabeçalho seria importado como um dos registros, então é importante sempre lembrar de marcar, caso o arquivo que você está prestes a importar tenha cabeçalho.

Se no arquivo não contiver algum dos campos obrigatórios, estes campos devem ser inseridos no painel Campos Fixos, mas só será possível inserir um único valor do campo para cada importação. Para saber quais os campos obrigatórios volte ao tópico Campos obrigatórios.

Note que desta forma todos as pessoas que forem importadas iriam ficar com o UF igual CE.

No Campo Chave indique qual o campo que será utilizado como critério de busca da pessoa no banco. Geralmente são especificados campos que indicam a unicidade da pessoa, tais como:

Código da pessoa Este código é o código cadastrado automaticamente pelo Tactium quando da inclusão da pessoa na base (ISN da pessoa)
Código externo da pessoa Este código é informado no campo Código da tela de dados básicos de pessoa.
Exemplo: Matricula
Código externo da especialização Este código é informado no momento do vínculo de uma especialização a uma pessoa. Para este campo aparecer no Manager é necessário a configuração do campo “Indicador para uso de código da loja na especialização de pessoas” para SIM, através do menu Opções – Configurações Gerais.
Código externo da especialização da pessoa Esse código é utilizado para identificar o vínculo de uma especialização a uma pessoa, permitindo que exista um mesmo código de pessoa para especializações diferentes.

Exemplo:  Código 10 da especialização Cliente e código 10 da especialização Parceiro.

No nosso caso escolhemos o código externo da pessoa conforme ilustrado abaixo:

Caso a empresa possua uma procedure no banco de dados para ser ativada no momento da importação, especifique o nome da procedure no campo Procedure para gravação de pessoas.

No campo Formato por Datas informe a data de importação conforme ilustrado abaixo: o formato dos campos do tipo data que constam no arquivo de importação.

Ex: aaaa/mm/dd, dd-mm-aaaa.

Caso os campos referente aos dados de endereço (logradouro, número…) estejam separados no arquivo, para realizar a importação do endereço será necessário selecionar a opção “Importar Campos do Endereço Separadamente”.

Uma vez sendo adicionado ou atualizado o cadastro de uma pessoa, o campo data de atualização é atualizado com a data e hora da importação. Caso deseje manter essa data inalterada no cadastro, selecione a opção “Não atualizar data de atualização”.

Marcando a opção Verificar telefones principais, serão importadas somente as pessoas que possuem telefones principais na lista.

Na importação de pessoas o campo Município é obrigatório e antes de ser importado é verificado no banco se o nome consta no cadastro de municípios. Caso não esteja cadastrado ou esteja escrito de uma outra maneira, no momento da importação, ocorrerá erro neste registro. Para permitir que o município que não existe no cadastro seja gravado no banco para que o registro seja importado, selecione a opção “Gravar município caso não exista”.

Na importação de pessoas o campo Município é obrigatório e, portanto, todos os registros devem possuir a informação de município. Caso deseje que esta informação não seja obrigatória, selecione o campo “Não obrigar município”.

Para usar chave composta , modelo UTF – 8

Após especificar todos os parâmetros do layout de importação, clique em Avançar.

Agora vamos associar um arquivo para gravar as mensagens de erro dos registros que não foram importados, na tela que surgirá será solicitado a localização do arquivo de log, onde devem ser gravadas as mensagens de erros.

Note que é possível gravar a data e hora da importação no arquivo de log, marcando o parâmetro “Data e hora no arquivo”, conforme ilustrado abaixo:

Em seguida, clique no botão Iniciar, após finalizado o processo de importação será apresentada uma tela com a quantidade de registros lidos, importados e se houve problema durante a importação.

Caso tenha ocorrido algum arquivo com problema, encontre o arquivo que você escolheu para que fossem gravados os erros e verifique a mensagem de erro dos registros. Depois disso, corrija-os e importe-os novamente.

Importando pessoas com fidelização de responsável

Para o processo de vinculação de um ou mais operadores responsáveis atrelados a importação de pessoas, resgataremos o layout utilizado anteriormente como exemplo. Neste podemos verificar que temos um campo específico para determinar que a pessoa importada (Henrique Sousa) estará submetida ao seu responsável (Julia Santos).

ID CPF NOME MUNICIPIO UF TIPO PESSOA RESPONSAVEL
12312312312 12312312312 HENRIQUE SOUSA FORTALEZA CE PF JULIA SANTOS

Logo basta por em prática o conhecimento prévio adquirido nesta documentação e realizar a associação dos campos, selecionando em Campos da Tactium do lado esquerdo a opção “Responsável” e clicar no campo em branco de acordo com o arquivo que foi importado, conforme o exemplo abaixo.

O nome do operador deverá ser identificado ao nome a ser passado na associação do campo “Responsável” para permitir o vinculo correto.

Com a conclusão do processo de importação, todas as pessoas que tiverem designação de operadores responsáveis irão apresentar tal associação em seu cadastro básico.

 



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