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Manual – Emissão de Relatórios OnDemand para Faturamento
Sumário
Manual – Emissão de Relatórios OnDemand para Faturamento
Objetivo
Padronizar o processo de emissão dos relatórios OnDemand dos clientes TACTIUM, garantindo que as informações sejam registradas corretamente, anexadas às Ordens de Serviço (OCs) e encaminhadas ao Financeiro para faturamento.
1. Quando executar
Esta atividade deverá ser executada após o recebimento da agenda automática enviada ao SAC.
Após o registro da ocorrência de suporte, aguarde o Financeiro gerar as OCs de faturamento dos clientes. Essas ocorrências são criadas normalmente no primeiro dia do mês ou no primeiro dia útil.
Importante
O faturamento realizado no mês corrente sempre corresponde ao consumo do mês anterior.
| Data Atual | Período do Consumo |
|---|---|
| 01/07 ou 02/07 | 01/06 até 30/06 |
| 01/08 | 01/07 até 31/07 |
| 01/09 | 01/08 até 31/08 |
2. Localizando as OCs OnDemand
Acesse o módulo Consultas de Produção e execute a consulta OnDemand.
Configure o filtro conforme abaixo:
- Data Inicial: primeiro dia do mês atual.
- Data Final: data atual.
Exemplo da consulta:
Caso a consulta não retorne resultados, revise os filtros conforme a imagem abaixo.
Após executar a consulta corretamente serão exibidas todas as OCs geradas pelo Financeiro, normalmente com status Pendente.
3. Identificando o Tipo de Faturamento
Na consulta OnDemand localize a coluna Tipo Item Fat. 01.
Essa coluna identifica o modelo de faturamento contratado pelo cliente.
Consumo de Mensagens
Quando o campo apresentar Consumo de Mensagens, o cliente será faturado conforme a quantidade de mensagens consumidas durante o mês.
Consumo de Conversas
Quando o campo apresentar Conversa ChatBot (Original), o cliente será faturado conforme a quantidade de conversas realizadas no período.
Observação
Cada cliente possui apenas um modelo de faturamento definido em contrato.
4. Emitindo o Relatório OnDemand
Após identificar o tipo de faturamento da OC, acesse o ambiente do cliente e abra o Omni Monitor.
Em seguida, acesse o relatório:
Resumo de Conversas e Mensagens por Serviço e Canal
Clientes com Consumo de Mensagens
Utilize os seguintes filtros:
- Ano/Mês Referência: Mês anterior
- Tipo de Resumo: Consumo de Mensagens
- Tipo de Consulta: Finalização Padrão
- Tipo de Canal: Todos
Clientes com Consumo de Conversas
Utilize os seguintes filtros:
- Ano/Mês Referência: Mês anterior
- Tipo de Resumo: Consumo de Conversas no Bot
- Tipo de Consulta: Finalização Padrão
- Tipo de Canal: Todos
Exportação do Relatório
Após emitir o relatório:
- Exporte o arquivo no formato XLSX.
- Armazene o arquivo na pasta da OC de Suporte.
- Renomeie o arquivo utilizando o nome do cliente.
Exemplo
- Cliente ABC.xlsx
- Empresa XPTO.xlsx
- Cliente TACTIUM.xlsx
Essa prática facilita a identificação dos relatórios quando diversos arquivos forem emitidos na mesma execução.
5. Encaminhamento ao Financeiro
–> Após anexar todos os relatórios, encaminhe a OC de Solicitação de Suporte ao gestor da área do Service Desk, que será responsável por anexar os relatórios às respectivas OCs de faturamento e encaminhá-las ao Financeiro
Após concluir a validação:
- Anexe o relatório na OC de faturamento.
- Verifique se todas as informações estão corretas.
- Encaminhe a Ordem de Serviço ao Financeiro.
- A responsável pelo recebimento das OCs é Estefany.
O relatório anexado será utilizado como evidência para o faturamento do cliente.
6. Conferindo a Franquia Contratada
Cada cliente possui uma franquia mensal contratada.
Quando o Financeiro cria a OC de faturamento, essa informação normalmente já estará preenchida.
Antes de finalizar a análise:
- Confirme se a franquia está preenchida.
- Valide o consumo utilizando o relatório emitido.
Se a franquia não estiver preenchida:
- Não interrompa o processo.
- Desconsidere a ausência da franquia.
- Preencha apenas o campo Quantidade Total do Mês com o valor apresentado no relatório.
Boas Práticas
- Confira sempre o período consultado antes da emissão.
- Valide se o relatório corresponde ao consumo do mês anterior.
- Renomeie todos os arquivos utilizando o nome do cliente.
- Anexe obrigatoriamente o relatório à OC.
- Preencha o campo Quantidade Total do Mês somente quando necessário.
- Antes de encaminhar a OC ao Financeiro, confirme se o relatório correto foi anexado.
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