Usando a solução de Compromisso no Tactium CRM

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Objetivo

Este artigo apresenta o funcionamento do módulo Compromissos do Tactium CRM, explicando como cadastrar, editar e acompanhar compromissos vinculados às ocorrências e aos clientes.

Os compromissos permitem organizar atividades, registrar ações, acompanhar pendências e controlar prazos relacionados ao atendimento.

Como funciona o sistema de compromissos

Compromissos são uma adição ao sistema de ocorrências. Nas ocorrências geralmente listamos o que precisa ser feito, aglomeramos dados registrados, automatizamos pedidos.

Nos compromissos, definimos por quem, quando, onde e como as questões registradas vão ser solucionadas, assim como sua urgência ou importância.

Ele deve ser usado como uma lista de afazeres conectada diretamente com o problema, categorizado e organizado para fácil visualização do que realmente importa.

Acessando o menu de compromissos

Direto do CRM Client (menu geral de compromissos)

O acesso para o menu de compromissos é bem simples quando feito pelo CRM Client, bastando clicar em qualquer um dos status presentes no bloco informativo de compromissos:

Um menu como este deve abrir em seguida:

Diferente dos menus vinculados, este é o menu geral de compromissos. Nele, podemos filtrar das seguintes formas:

Parâmetro de pesquisa	Função
Responsável	Responsável ao qual o compromisso foi vinculado
Cliente	Cliente ao qual o compromisso foi vinculado
Origem	Vínculo principal do compromisso. Se foi criado através do menu de cliente, é cliente. Se foi através do menu de compromisso de uma ocorrência, é ocorrência
Situação	Status do compromisso
Situação – Checkbox	Considerando a data de término do compromisso, filtra por vencidas, aquelas que vencem hoje, as que vão vencer em uma semana ou as que vão vencer após uma semana.
Tabela Prioridade – Urgência	Organiza de forma quantitativa os compromissos de acordo com os parâmetros de “Importante” e “Urgente”
Tipo	Organiza os compromissos entre tipos diferentes, podendo ser Compromissos, Ação Planejada ou Não Planejada
+ Novo	Botão para geração de um novo compromisso

Por uma ocorrência (menu de compromissos vinculados a uma ocorrência)

Para cadastrar um compromisso vinculado a uma ocorrência:

• Acesse o CRM Client.

• Pesquise e abra a ocorrência desejada.
• Na tela de edição da ocorrência, acesse a aba Compromissos no menu superior.

• Você encontrará uma tela como esta, que lista os compromissos registrados nessa ocorrência:

Pelo menu de cadastro do cliente (menu de compromissos vinculados a uma pessoa)

Para cadastrar um compromisso vinculado a um cliente/pessoa registrada:

• Acesse o CRM Client.
• Pesquise e abra a pessoa pesquisada.

• Clique no botão de “+” ao lado de Meus Compromissos para abrir o menu de registro de compromissos:

Registrando um novo compromisso

Tipos de Compromisso

O Tactium CRM disponibiliza três tipos de compromissos.

Esses 3 tipos compartilham de 2 abas chamadas Agendamento e Anotações.

A aba anotações é reservada para comunicação com os envolvidos no compromisso e registro de informações, sendo igual para todos os 3 tipos:

Ela possui um único parâmetro:

• Tipo lembrete (meio por qual o lembrete deve ser enviado):
  • Nenhum
  • E-mail
  • Mensagem alerta
  • SMS

Compromisso e Ação Planejada

Compromissos são utilizados para registrar reuniões, contatos ou qualquer compromisso relacionado ao cliente ou à ocorrência.

Ações planejadas são utilizadas para agendar uma atividade previamente definida relacionada à ocorrência.

Nesses 2 tipos, é possível informar:

• Data e hora de início;
• Padrão – Aplica um formato padrão para as datas e horários da ficha, calculando a data/hora de término fazendo a soma da hora de inicio + esforço
• Esforço – Tempo em horas a ser utilizado no compromisso
• Data e hora de término;
• Situação:
  • <Nenhum>;
  • Aguardando terceiros;
  • Cancelado;
  • Concluído;
  • Em execução;
  • Em pausa;
  • Não iniciado;
  • Reagendado (Requer a inserção de uma data de término);
• Assunto;
• Local;
• Responsável;
• Urgente;
• Importante;
• % Conclusão;
• Descrição;

Ação Não Planejada

Destinada ao registro de atividades corretivas ou imprevistas que surgem durante o atendimento. Devido a sua natureza imediata, não é necessário informar situação ou porcentagem de conclusão.

É possível informar:

• Data e hora de início;
• Situação – Não pode ser modificado;
• Assunto;
• Local;
• Responsável;
• Urgente;
• Importante;
• % Conclusão – Não pode ser modificado;
• Descrição;

Consulta de Compromissos

Como vimos anteriormente, os compromissos cadastrados podem ser acompanhados diretamente na página inicial do CRM Client, facilitando o controle das atividades pendentes.

A tela apresenta os compromissos organizados por situação, permitindo visualizar:

• Compromissos vencidos;
• Compromissos com vencimento no dia atual;
• Compromissos com vencimento em até uma semana;
• Compromissos com vencimento superior a uma semana.

Essa visualização permite acompanhar rapidamente as atividades pendentes e priorizar as ações conforme os prazos estabelecidos.